Основной функционал СЭД «SMBusiness»

Свободное создание карточек документов

Наличие конструктора в СЭД «SMBusiness» позволяет создавать любые формы регистрационных карточек документов или изменять имеющиеся, а так же справочников и информационных разделов в соответствии с критериями и требованиям учета и обработки документов в организации. Наличие механизма гибкой регистрационной карточки позволяет организовать автоматизацию учета:

  • входящих документов;
  • исходящих документов;
  • обращений граждан;
  • организационно-распорядительных документов.

Работа с любыми электронными документами

СЭД «SMBusiness» позволяет регистрировать и сохранять документы в виде файлов, созданных любым приложением. При регистрации документа создается «регистрационная карточка документа». Поиск документов можно осуществлять по реквизитам документа либо используя полнотекстовый поиск.

Для каждой организации СЭД «SMBusiness» позволяет настраивать перечень журналов, в которых сохраняются карточки документов. Каждый журнал можно настроить под определенное подразделение. В системе имеется возможность разграничения прав пользователей на просмотр журналов и различных действий в нем. Реализована возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по определенным условиям.

Получение регистрационного номера документа происходит в автоматическом режиме на основе настроенного шаблона. Номер в журнале может присваиваться как в автоматическом, так и в ручном режиме. Шаблоны нумерации настраиваются в соответствии с номенклатурой дел в организации. При автоматической регистрации документа происходит проверка на факт повторной его регистрации.

В СЭД «SMBusiness» устанавливаются связи между документами в зависимости от действий пользователей, также реализован интерфейс установки и редактирования связей между документами с указанием содержательного типа связи.

Обмен документами и сообщениями организован в системе посредством внутреннего почтового сервиса.

Потоковое сканирование документов

Потоковое сканирование используется в случае множественного ввода бумажных документов в СЭД «SMBusiness». Данный метод сканирования позволяет управлять отсканированными документами на уровне ввода, предварительно просматривать, перестраивать порядок, нумерацию, автоматически сохранять в PDF формат и пр.

Атрибутный поиск

В СЭД «SMBusiness» атрибутный поиск осуществляется по любым реквизитам, которые присутствуют в регистрационной карточке документа. СЭД «SMBusiness» обеспечивает построение поисковых запросов произвольной сложности, позволяющих искать документы, значения реквизитов которых отвечают условиям запроса.

Автоматизированный контроль исполнения поручений

СЭД «SMBusiness» обеспечивает контроль исполнения поручений по документам.

Интерфейс работы с поручениями реализован через задачи (сообщения), содержащие информацию о главном исполнителе, соисполнителях, сроках исполнения поручений. Для каждой организации система в автоматическом режиме отслеживает просроченные либо приближающиеся к окончанию срока поручения (в зависимости от настроек) и оповещает об этом исполнителя, руководителей, контролеров и т.д.

Автоматизированные маршруты документов

Предусмотрена возможность создавать маршруты либо общие, либо индивидуальные. Маршруты состоят из этапов движения документов. Этапов может быть сколько угодно. Каждый этап состоит из определенных действий, которые также настраиваются. В каждом этапе задействованы определенные пользователи либо группа. Данные пользователи и группы также редактируются

Интеграция с MS Office приложениями

Функционал СЭД «SMBusiness» позволяет вносить документы напрямую из MS Office приложений, а так же из проводника, что существенно упрощает работу при регистрации документов.

Оперативный архив документов

В СЭД «SMBusiness» архив ведется в соответствии с действующей номенклатурой дел в организации.