Услуги автоматизированной информационной системы «Ведомственный архив»

Автоматизированная информационная система «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив») предназначена для автоматизации архивов организаций, долговременного хранения электронных документов и документов в электронном виде, а также для последующей передачи электронных документов на постоянное государственное хранение в Национальный архивный фонд Республики Беларусь и представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета, долговременного хранение разнородной информации и обеспечения целостности хранимых объектов.

Основные функции АИС «Ведомственный архив»:

• учет, паспортизация и ведение списка источников комплектования архива;
• формирование и управление нормативно-справочной информацией;
• загрузка документов в архив с автоматическим созданием Карточки документа с многоуровневым описанием объектов;
• взаимодействие с внешними системами документооборота и информационной системой архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (ИС АЭД);
• учет документов архива на уровне фондов, описей электронного дела и других учетных документов;
• формирование описей электронных дел с соблюдением требований ТНПА;
• группировка документов для быстрого доступа к требуемым объектам;
• ведение архивной истории по документам, делам;
• гибкое управление и разграничение прав доступа на просмотр объектов и выполнение соответствующих архивных операций.
• удобная фильтрация и поиск объектов, а также расширенный поиск с возможностью создания сложных логических конструкций;
• предоставление пользователю справочной информации об объекте архива согласно заданным шаблонам печатных форм;
• мониторинг активности пользователей.

В рамках Указа Президента Республики Беларусь от 31 мая 2022 № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий» государственным и иным организациям, являющимся источниками комплектования государственных архивов, необходимо обеспечить размещение и хранение электронных документов в автоматизированной информационной системе «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив»)  не позднее двух лет с момента завершения делопроизводством электронных дел, подлежащих архивному хранению.

Услуги АИС «Ведомственный архив» включают в себя:

• услугу по предоставлению доступа к АИС «Ведомственный архив»;
• услугу по сопровождению АИС «Ведомственный архив» (7 тарифных планов);
• услугу по сопровождению передачи электронных документов из АИС «Ведомственный архив» в ИС АЭД;
• дополнительную услугу по подготовке пользователей к работе с АИС «Ведомственный архив».

Порядок использования услуг АИС «Ведомственный архив»

Потребителю предварительно необходимо:

1. ознакомиться с Порядком оказания услуг;
2. иметь (получить в случае отсутствия) действующие сертификаты открытых ключей, изданные Республиканским удостоверяющим центром ГосСУОК (на носителе AvPass);
3. убедиться, что ваша система электронного документооборота интегрирована с АИС «Ведомственный архив» (на соответствующей вкладке вверху страницы).

1

Провести обследование системы электронного документооборота

При необходимости определения возможности предоставления доступа к АИС «Ведомственный архив» направить в НЦЭУ (посредством системы межведомственного электронного документооборота государственных органов, по адресу: ул. Притыцкого, 64, 220140, г. Минск или на электронный адрес info@nces.by) официальное письмо о проведении обследования с описанием предъявляемых требований к его проведению (с целью ведения архива электронных документов организации в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь в области архивного дела и делопроизводства, определения мер по организации долговременного хранения электронных документов в организации, рекомендации по обеспечению процессов долговременного хранения электронных документов и т.д.).

2

Заключить договор

Для заключения договора Потребителю необходимо заполнить и направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив», указав в заявке услугу по предоставлению доступа к АИС «Ведомственный архив» и  услугу по сопровождению АИС «Ведомственный архив» с выбранным тарифным планом. В рамках договора проводятся необходимые мероприятия для оказания выбранных Потребителем услуг.

3

Подготовить пользователей к работе с ПО

При необходимости получения услуг по подготовке пользователей Потребителя к работе с программным обеспечением АИС «Ведомственный архив» направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив», указав в заявке услугу по подготовке пользователей к работе с ПО. Подготовка пользователей проводится НЦЭУ дистанционно.

4

Передать документы в ИС АЭД

При необходимости передачи электронных документов из АИС «Ведомственный архив» в ИС АЭД направить в адрес НЦЭУ заявку на услугу по сопровождению передачи электронных документов из АИС «Ведомственный архив» в ИС АЭД.

Документы

Порядок оказания услуг

Инструкция о порядке взаимодействия ВСЭД, информационных систем с АИС «Ведомственный архив»

Заявка на оказание услуг

Стоимость и оплата

Описание применения системы