Услуги автоматизированной информационной системы «Ведомственный архив»

Система «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.

Особенности АИС «Ведомственный архив»

облачное решение – система располагается на инфраструктуре и ресурсах государственного предприятия «НЦЭУ»;

доступ через web-интерфейс;

отсутствие необходимости для организации иметь в штате технических работников, занимающихся администрированием серверного оборудования и баз данных.

АИС «Ведомственный архив» имеет заключение о тестировании на соответствие функционала системы по приему и хранению документов в электронном виде (электронных документов) требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.

Преимущества АИС «Ведомственный архив»

простая реализация развертывания и внедрения;

экономия денежных средств, выделяемых на закупку, установку и обслуживание дорогостоящего оборудования и лицензионного программного обеспечения;

сокращение использования архивных площадей;

возможность интеграции с различными системами электронного документооборота;

сокращение времени на получение доступа и поиск документов по запросу;

работа с неструктурированными документами разного типа, формата и объёма.

Основные функции АИС «Ведомственный архив»

приём и передача электронных документов;

классификация и типизация электронных документов;

проверка корректности (форматы, права доступа) входных пакетов, запросов и др.;

поддержка мета-описаний, физических и логических взаимосвязей электронных документов;

централизованное долговременное хранение электронных документов;

обеспечение целостности и подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;

поддержка юридической значимости хранимых электронных документов;

автоматизированный поиск и оперативная выдача экземпляров документов по запросу;

каталогизация электронных документов.

Какие услуги доступны

Для подключения к АИС «Ведомственный архив» доступно два тарифных плана:

Вариант 1 — получение услуг по обследованию и внедрению. В рамках данного тарифного плана осуществляется выезд к Потребителю для проведения предварительного анализа (с точки зрения ведения архива в организации) и тестовой выгрузки документов. После этого осуществляется разворачивание архива и Потребителю предоставляются реквизиты доступа к системе.

Вариант 2 — получение услуги по предоставлению доступа. В рамках данного тарифного плана осуществляется разворачивание архива и предоставление реквизитов доступа без выезда к Потребителю.

В рамках каждого из тарифных планов Потребитель может дополнительно получить услугу по подготовке пользователей к работе с АИС «Ведомственный архив».

После получения доступа к АИС «Ведомственный архив» Потребителю предоставляется выбранная им услуга по сопровождению в соответствии с тарифами.

Как подключиться к АИС «Ведомственный архив»

Предварительно необходимо ознакомиться с Порядком оказания услуг, иметь (получить в случае отсутствия) действующие сертификаты открытых ключей, изданные Республиканским удостоверяющим центром ГосСУОК, а также убедиться, что ваша система электронного документооборота интегрирована с АИС «Ведомственный архив» (на соответствующей вкладке вверху страницы).

1

Заполнить и направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив»

2

Заключить договор

В рамках договора проводятся необходимые мероприятия для оказания выбранных Потребителем услуг.

Документы

Порядок оказания услуг

Заявка на оказание услуг

Прейскурант тарифов

Описание применения системы

В настоящее время в Республике Беларусь осуществляется комплекс мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов в соответствии с Планом, утвержденным 17.10.2018 Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь Турчиным А.Г.

Для реализации возможности архивного хранения электронных документов НЦЭУ разработана и введена в эксплуатацию АИС «Ведомственный архив» с применением облачных технологий. Ведомственный архив представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета и долговременного хранения электронных документов.

В целях выработки единого подхода в решении вопросов по импорту документов из СЭД различных разработчиков в АИС «Ведомственный архив» и возможностью последующей передачи электронных документов в государственный архив, НЦЭУ утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив».

Для получения заключения о прохождении тестирования на соответствие СЭД Формату АИС «Ведомственный архив» Разработчику необходимо:

направить письмо в произвольной форме в адрес НЦЭУ;

заключить допсоглашение к действующему Соглашению о сотрудничестве в области обеспечения взаимодействия СЭД государственных органов и иных организаций, участвующих в процессе межведомственного информационного взаимодействия;

пройти тестирование в соответствии с Порядком тестирования СЭД на соответствие формату АИС «Ведомственный архив» (изменения в Порядок тестирования СЭД от 17.05.2019).

Тестирование осуществляется на безвозмездной основе.

Документы и материалы

Порядок тестирования СЭД (.pdf)

Изменения в Порядок тестирования СЭД от 17.05.2019 (.pdf)

Формат АИС «Ведомственный архив» (.pdf)

Аттестационная форма АИС ВА (.xlsm)

Перечень тестов (TestCase) и описание испытаний (.docx)