Система «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.
Особенности АИС «Ведомственный архив»
облачное решение – система располагается на инфраструктуре и ресурсах государственного предприятия «НЦЭУ»;
доступ через web-интерфейс;
отсутствие необходимости для организации иметь в штате технических работников, занимающихся администрированием серверного оборудования и баз данных.
АИС «Ведомственный архив» имеет заключение о тестировании на соответствие функционала системы по приему и хранению документов в электронном виде (электронных документов) требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.
Преимущества АИС «Ведомственный архив»
простая реализация развертывания и внедрения;
экономия денежных средств, выделяемых на закупку, установку и обслуживание дорогостоящего оборудования и лицензионного программного обеспечения;
сокращение использования архивных площадей;
возможность интеграции с различными системами электронного документооборота;
сокращение времени на получение доступа и поиск документов по запросу;
работа с неструктурированными документами разного типа, формата и объёма.
Основные функции АИС «Ведомственный архив»
приём и передача электронных документов;
классификация и типизация электронных документов;
проверка корректности (форматы, права доступа) входных пакетов, запросов и др.;
поддержка мета-описаний, физических и логических взаимосвязей электронных документов;
централизованное долговременное хранение электронных документов;
обеспечение целостности и подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
поддержка юридической значимости хранимых электронных документов;
автоматизированный поиск и оперативная выдача экземпляров документов по запросу;
каталогизация электронных документов.
Как подключиться к АИС «Ведомственный архив»
Предварительно необходимо ознакомиться с Порядком оказания услуг, иметь (получить в случае отсутствия) действующие сертификаты открытых ключей, изданные Республиканским удостоверяющим центром ГосСУОК, а также убедиться, что ваша система электронного документооборота интегрирована с АИС «Ведомственный архив» (на соответствующей вкладке вверху страницы).
1
Заполнить и направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив»
2
Заключить договор
В рамках договора проводятся необходимые мероприятия для оказания выбранных Потребителем услуг.
Документы
Инструкция о порядке взаимодействия ВСЭД, информационных систем с АИС «Ведомственный архив»
18.13 Предоставление доступа к АИС «Ведомственный архив»
18.10 Подготовка Пользователей (группа до 20 чел.) к работе с ПО (в г. Минске)
18.10.1 Дистанционная подготовка пользователей к работе с ПО (группа до 20 чел.)
18.10.2 Дистанционная подготовка пользователей к работе с ПО (группа до 20 чел.) (для клиентов СЭД НЦЭУ)
25.08.2022 утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» версии 2.2.
Разработчикам систем электронного документооборота, ранее прошедшим тестирование с получением заключения на соответствие Формату версии 2.1, повторное тестирование не требуется.
В Республике Беларусь с 2018 года осуществляется комплекс мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов.
В рамках Указа Президента Республики Беларусь от 31 мая 2022 № 188 «О расширении использования государственными организациями информационно-коммуникационных технологий» республиканским органам государственного управления, подчиненным Правительству Республики Беларусь, облисполкомам и Минскому горисполкому необходимо обеспечить размещение и хранение электронных документов в автоматизированной информационной системе «Ведомственный архив» (АИС «Ведомственный архив») до 1 июня 2023 г., иным государственным организациям, являющимся источниками комплектования государственных архивов, — не позднее двух лет с момента завершения делопроизводством электронных дел, подлежащих архивному хранению.
Для реализации возможности архивного хранения электронных документов НЦЭУ разработана и введена в эксплуатацию АИС «Ведомственный архив» с применением облачных технологий. Ведомственный архив представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета и долговременного хранения электронных документов.
В целях выработки единого подхода в решении вопросов по импорту документов из СЭД различных разработчиков в АИС «Ведомственный архив» и возможностью последующей передачи электронных документов в государственный архив, НЦЭУ утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» (25.08.2022 утвержден Формат версии 2.2).
Для получения заключения о прохождении тестирования на соответствие СЭД Формату АИС «Ведомственный архив» Разработчику необходимо:
направить письмо в произвольной форме в адрес НЦЭУ;
заключить допсоглашение к действующему Соглашению о сотрудничестве в области обеспечения взаимодействия СЭД государственных органов и иных организаций, участвующих в процессе межведомственного информационного взаимодействия;
пройти тестирование в соответствии с Порядком тестирования СЭД на соответствие формату АИС «Ведомственный архив».
Тестирование осуществляется на безвозмездной основе.
Документы и материалы
Порядок тестирования СЭД (.pdf)
Формат АИС «Ведомственный архив» (.pdf)
Описание изменений Формата АИС «Ведомственный архив» (v. 2.2) от 25.08.2022 (.docx)
Описание изменений Формата АИС «Ведомственный архив» (v. 2.2) от 20.04.2023 (.docx)
Аттестационная форма АИС ВА (.xlsm)
| № | Компания-разработчик | Система электронного документооборота |
|---|---|---|
| 1 | ООО «Новаком Системс» | Система электронного документооборота DIRECTUM Bel, v 5 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 13.07.2020 |
| 2 | ООО «Исида-Информатика» | Программный продукт ISIDA Archive, версия 4 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 04.09.2020 |
| 3 | Закрытое акционерное общество «Международный деловой альянс» | Программный продукт CЭД «Kaнцлер+», v 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 30.03.2023 |
| 4 | Государственное учреждение «Республиканский научно-практический центр медицинских технологий, информатизации, управления и экономики здравоохранения» | Программный продукт АС ДОУ «МЕДИУМ», v. 6.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 13.01.2021 |
| 5 | Республиканское унитарное предприятие «Центр информационных технологий Национального статистического комитета Республики Беларусь» | Программный модуль «ЛАИС.АРХИВ», v 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 05.02.2021 |
| 6 | ООО «СофтМикс» | Программный продукт SMBusiness AI, v 1.6.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 23.04.2021 |
| 7 | Республиканское унитарное предприятие «Институт жилища – НИПТИС им.Атаева С.С.» | Система электронного документооборота в отрасли строительства, v 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 22.06.2021 |
| 8 | Общество с ограниченной ответственностью «Электронное ДЕЛО» | Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Электронное ДЕЛО» с использованием интеграционного программного обеспечения «Электронное ДЕЛО – АИС Ведомственный архив», v 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 21.10.2021 |
