Система «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.
Особенности АИС «Ведомственный архив»
облачное решение – система располагается на инфраструктуре и ресурсах государственного предприятия «НЦЭУ»;
доступ через web-интерфейс;
отсутствие необходимости для организации иметь в штате технических работников, занимающихся администрированием серверного оборудования и баз данных.
АИС «Ведомственный архив» имеет заключение о тестировании на соответствие функционала системы по приему и хранению документов в электронном виде (электронных документов) требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.
Преимущества АИС «Ведомственный архив»
простая реализация развертывания и внедрения;
экономия денежных средств, выделяемых на закупку, установку и обслуживание дорогостоящего оборудования и лицензионного программного обеспечения;
сокращение использования архивных площадей;
возможность интеграции с различными системами электронного документооборота;
сокращение времени на получение доступа и поиск документов по запросу;
работа с неструктурированными документами разного типа, формата и объёма.
Основные функции АИС «Ведомственный архив»
приём и передача электронных документов;
классификация и типизация электронных документов;
проверка корректности (форматы, права доступа) входных пакетов, запросов и др.;
поддержка мета-описаний, физических и логических взаимосвязей электронных документов;
централизованное долговременное хранение электронных документов;
обеспечение целостности и подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
поддержка юридической значимости хранимых электронных документов;
автоматизированный поиск и оперативная выдача экземпляров документов по запросу;
каталогизация электронных документов.
Какие услуги доступны
Для подключения к АИС «Ведомственный архив» доступно два тарифных плана:
Вариант 1 — получение услуг по обследованию и внедрению. В рамках данного тарифного плана осуществляется выезд к Потребителю для проведения предварительного анализа (с точки зрения ведения архива в организации) и подготовки рекомендаций по выгрузке электронных документов. После этого осуществляется разворачивание архива и Потребителю предоставляются реквизиты доступа к системе.
Вариант 2 — получение только услуги по внедрению. В рамках данного тарифного плана осуществляется разворачивание архива и предоставление реквизитов доступа без выезда к Потребителю.
В рамках каждого из тарифных планов Потребитель может дополнительно получить услугу по подготовке пользователей к работе с АИС «Ведомственный архив».
После получения доступа к АИС «Ведомственный архив» Потребителю предоставляется выбранная им услуга по сопровождению в соответствии с тарифами.
Как подключиться к АИС «Ведомственный архив»
Предварительно необходимо ознакомиться с Порядком оказания услуг, иметь (получить в случае отсутствия) действующие сертификаты открытых ключей, изданные Республиканским удостоверяющим центром ГосСУОК, а также убедиться, что ваша система электронного документооборота интегрирована с АИС «Ведомственный архив» (на соответствующей вкладке вверху страницы).
1
Заполнить и направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив»
2
Заключить договор
В рамках договора проводятся необходимые мероприятия для оказания выбранных Потребителем услуг.
Документы
В настоящее время в Республике Беларусь осуществляется комплекс мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов в соответствии с Планом, утвержденным 17.10.2018 Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь Турчиным А.Г.
Для реализации возможности архивного хранения электронных документов НЦЭУ разработана и введена в эксплуатацию АИС «Ведомственный архив» с применением облачных технологий. Ведомственный архив представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета и долговременного хранения электронных документов.
В целях выработки единого подхода в решении вопросов по импорту документов из СЭД различных разработчиков в АИС «Ведомственный архив» и возможностью последующей передачи электронных документов в государственный архив, НЦЭУ утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив».
Для получения заключения о прохождении тестирования на соответствие СЭД Формату АИС «Ведомственный архив» Разработчику необходимо:
направить письмо в произвольной форме в адрес НЦЭУ;
заключить допсоглашение к действующему Соглашению о сотрудничестве в области обеспечения взаимодействия СЭД государственных органов и иных организаций, участвующих в процессе межведомственного информационного взаимодействия;
пройти тестирование в соответствии с Порядком тестирования СЭД на соответствие формату АИС «Ведомственный архив» (изменения в Порядок тестирования СЭД от 17.05.2019).
Тестирование осуществляется на безвозмездной основе.
Документы и материалы
Порядок тестирования СЭД (.pdf)
Изменения в Порядок тестирования СЭД от 17.05.2019 (.pdf)
Формат АИС «Ведомственный архив» (.pdf)
Аттестационная форма АИС ВА (.xlsm)
| № | Компания-разработчик | Система электронного документооборота |
|---|---|---|
| 1 | ООО «Новаком Системс» | Система электронного документооборота DIRECTUM Bel, v 5 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 13.07.2020 |
| 2 | ООО «Исида-Информатика» | Программный продукт ISIDA Archive, версия 4 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 04.09.2020 |
| 3 | Иностранное производственное унитарное предприятие «АйБиЭй АйТи Парк» | Программный продукт CЭД «Kaнцлер+», v 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 19.11.2020 |
| 4 | Государственное учреждение «Республиканский научно-практический центр медицинских технологий, информатизации, управления и экономики здравоохранения» | Программный продукт АС ДОУ «МЕДИУМ», v. 6.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 13.01.2021 |
| 5 | Республиканское унитарное предприятие «Центр информационных технологий Национального статистического комитета Республики Беларусь» | Программный модуль «ЛАИС.АРХИВ», v 1.0 заключение о тестировании на соответствие Формату обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив» v.2.1 от 05.02.2021 |
