Система «Ведомственный архив» представляет собой программно-технический комплекс, автоматизирующий процесс деятельности архива и предназначенный для архивной обработки и ведения архива электронных документов в государственных органах и иных организациях.
Особенности АИС «Ведомственный архив»
облачное решение – система располагается на инфраструктуре и ресурсах государственного предприятия «НЦЭУ»;
доступ через web-интерфейс;
отсутствие необходимости для организации иметь в штате технических работников, занимающихся администрированием серверного оборудования и баз данных.
АИС «Ведомственный архив» имеет заключение о тестировании на соответствие функционала системы по приему и хранению документов в электронном виде (электронных документов) требованиям законодательства Республики Беларусь по архивному делу и делопроизводству.
Преимущества АИС «Ведомственный архив»
простая реализация развертывания и внедрения;
экономия денежных средств, выделяемых на закупку, установку и обслуживание дорогостоящего оборудования и лицензионного программного обеспечения;
сокращение использования архивных площадей;
возможность интеграции с различными системами электронного документооборота;
сокращение времени на получение доступа и поиск документов по запросу;
работа с неструктурированными документами разного типа, формата и объёма.
Основные функции АИС «Ведомственный архив»
приём и передача электронных документов;
классификация и типизация электронных документов;
проверка корректности (форматы, права доступа) входных пакетов, запросов и др.;
поддержка мета-описаний, физических и логических взаимосвязей электронных документов;
централизованное долговременное хранение электронных документов;
обеспечение целостности и подлинности электронных документов в течение всего срока хранения;
поддержка юридической значимости хранимых электронных документов;
автоматизированный поиск и оперативная выдача экземпляров документов по запросу;
каталогизация электронных документов.
Какие услуги доступны
Для подключения к АИС «Ведомственный архив» доступно два тарифных плана:
Вариант 1 — получение услуг по обследованию и внедрению. В рамках данного тарифного плана осуществляется выезд к Потребителю для проведения предварительного анализа (с точки зрения ведения архива в организации) и тестовой выгрузки документов. После этого осуществляется разворачивание архива и Потребителю предоставляются реквизиты доступа к системе.
Вариант 2 — получение услуги по предоставлению доступа. В рамках данного тарифного плана осуществляется разворачивание архива и предоставление реквизитов доступа без выезда к Потребителю.
В рамках каждого из тарифных планов Потребитель может дополнительно получить услугу по подготовке пользователей к работе с АИС «Ведомственный архив».
После получения доступа к АИС «Ведомственный архив» Потребителю предоставляется выбранная им услуга по сопровождению в соответствии с тарифами.
Как подключиться к АИС «Ведомственный архив»
Предварительно необходимо ознакомиться с Порядком оказания услуг, иметь (получить в случае отсутствия) действующие сертификаты открытых ключей, изданные Республиканским удостоверяющим центром ГосСУОК, а также убедиться, что ваша система электронного документооборота интегрирована с АИС «Ведомственный архив» (на соответствующей вкладке вверху страницы).
1
Заполнить и направить в адрес НЦЭУ заявку на услуги АИС «Ведомственный архив»
2
Заключить договор
В рамках договора проводятся необходимые мероприятия для оказания выбранных Потребителем услуг.
Документы
18.03 Внедрение АИС «Ведомственный архив» (в г. Минске)
18.04 Внедрение АИС «Ведомственный архив» (за пределами г. Минска)
18.12 Предоставление доступа к АИС «Ведомственный архив»
18.10 Подготовка Пользователей (группа до 20 чел.) к работе с ПО (в г. Минске)
18.11 Подготовка Пользователей (группа до 20 чел.) к работе с ПО (за пределами г. Минска)
В настоящее время в Республике Беларусь осуществляется комплекс мероприятий по обеспечению архивного хранения электронных документов в соответствии с Планом, утвержденным 17.10.2018 Первым Заместителем Премьер-министра Республики Беларусь Турчиным А.Г.
Для реализации возможности архивного хранения электронных документов НЦЭУ разработана и введена в эксплуатацию АИС «Ведомственный архив» с применением облачных технологий. Ведомственный архив представляет собой программно-технический комплекс, предназначенный для загрузки, предварительной обработки, централизованного учета и долговременного хранения электронных документов.
В целях выработки единого подхода в решении вопросов по импорту документов из СЭД различных разработчиков в АИС «Ведомственный архив» и возможностью последующей передачи электронных документов в государственный архив, НЦЭУ утвержден Формат обмена данными информационных систем с АИС «Ведомственный архив».
Для получения заключения о прохождении тестирования на соответствие СЭД Формату АИС «Ведомственный архив» Разработчику необходимо:
направить письмо в произвольной форме в адрес НЦЭУ;
заключить допсоглашение к действующему Соглашению о сотрудничестве в области обеспечения взаимодействия СЭД государственных органов и иных организаций, участвующих в процессе межведомственного информационного взаимодействия;
пройти тестирование в соответствии с Порядком тестирования СЭД на соответствие формату АИС «Ведомственный архив» (изменения в Порядок тестирования СЭД от 17.05.2019).
Тестирование осуществляется на безвозмездной основе.
Документы и материалы
Порядок тестирования СЭД (.pdf)
Изменения в Порядок тестирования СЭД от 17.05.2019 (.pdf)
Формат АИС «Ведомственный архив» (.pdf)
Аттестационная форма АИС ВА (.xlsm)
